È consentito l’accesso anche ai messaggi di posta elettronica circolati tra i membri della Commissione giudicatrice di un concorso pubblico, se tali email contengono i criteri di valutazione dei candidati. Lo ha sancito il Tar Abruzzo – Pescara, Sezione I° con la sentenza del 22 luglio 2019 n. 193.

Il partecipante ad un concorso pubblico, con apposita istanza di accesso aveva chiesto, tra l’altro, alla Università resistente l’accesso ai “2) messaggi di posta elettronica circolati tra i membri della Commissione nei giorni 24, 27 e 30 Luglio 2018” e alla “7) email menzionata a pagina 26, terz’ultimo capoverso, del Verbale n. 1“.

Con propria nota l’Università metteva a disposizione l’altra documentazione richiesta ma precisava che “per quanto concerne il punto 2 e il punto 7 della domanda, il settore detentore dei documenti (Settore Personale Docente e Rapporti con la Asl) si è riservato di chiedere parere sulla ostensibilità degli stessi all’Area Affari Legali di questo Ateneo ed è in attesa di risposta”.

Perdurando l’inerzia, la ricorrente ha quindi presentato il ricorso in epigrafe chiedendo l’ostensione delle email succitate.

Con la propria relazione depositata in giudizio, l’Università resistente rappresentava che “questa amministrazione, pur consapevole degli obblighi imposti ex L. n. 241 del 1990, non ha potuto soddisfare la richiesta della ricorrente non essendo in possesso del materiale in questione. Difatti, le e-mail reclamate sono intercorse esclusivamente tra i membri della Commissione i quali hanno fatto uso di computer privati né le mail in parola sono pervenute o acquisite dall’Ateneo agli atti della procedura. L’accesso può concretamente aver luogo solo se esista un atto adottato o un documento acquisito agli atti del procedimento; ciò posto, il rimedio dell’accesso non può essere utilizzato per indurre o costringere l’Amministrazione a formare atti nuovi rispetto a documenti amministrativi già esistenti, potendo, invece, essere invocato esclusivamente al fine di ottenere il rilascio di copie di documenti già formati e materialmente esistenti presso gli archivi dell’Amministrazione … Solo per spirito di precisione si evidenzia che il contenuto delle mail, scambiate tra terminali privati, potrebbe essere di natura anche strettamente confidenziale o con riferimenti alla vita privata. Per la detta ragione, in alcun modo, la resistente può pretendere, anche in via coattiva, l’ostensione dello scambio epistolare intercorso tra i membri della Commissione“.

Stante la domanda della ricorrente, il Tribunale amministrativo regionale ha quindi disposto l’integrazione del contraddittorio nei confronti dei membri della commissione autori delle mail in questione, affinché potessero rappresentare anche eventuali particolari esigenze di riservatezza in ordine al contenuto di alcuna di esse.

Nel caso in esame, come evidenziato dalla ricorrente, nel verbale n. 1 della commissione giudicatrice (di predeterminazione dei criteri di valutazione), a pag. 26, è scritto che “Il Segretario invia il verbale sin qui redatto a mezzo di posta elettronica agli altri commissari. Dopo ampia discussione collegiale, i Commissari predeterminano i criteri della valutazione come contenuti nel presente verbale. I commissari rendono per e-mail apposita dichiarazione di approvazione dei criteri concordati“, mentre nella successiva pag. 27 è specificato che “… la riunione collegiale è servita per avere uno scambio sincrono e progressivo di opinioni già ampiamente discusse mediante messaggi di posta elettronica circolati tra i membri della commissione nei giorni 24, 27 e 30 luglio 2018 e di telefonate“.

Se ne desume che le email in questione hanno avuto a oggetto l’esercizio di funzioni pubblicistiche e sono pertinenti al procedimento in questione, sicché non possono essere qualificate come corrispondenza privata, salva la possibilità, in sede di acquisizione, di stralciare frasi che esulano del tutto dalla questione in esame (cfr. Tar Firenze sentenza 1375 del 2016; Consiglio di Stato 1113 del 2015). Le medesime, inoltre, proprio perché citate per relationem nel verbale succitato devono essere acquisite al procedimento, sicché l’Amministrazione non può giustificare la mancata ostensione con la propria inottemperanza all’obbligo di acquisizione.